چطور کاغذ یادداشت خود را با برنامه ریزی ایده آل پر کنیم
کارها و وظایف زندگی نیاز به تعادل دارند و ایجاد این تعادل آسانی نیست. کارهای روزمره، شغل، تحصیل، رسیدگی به اعضای خانواده و دوستان، و درنهایت هم کمی توجه به خودتان؛ همه اینها در کنار هم اوضاع درهم و برهمی میسازد و اینجاست که برنامه ریزی میتواند فرشته نجات شما باشد.
برنامه ریزی به شما کمک میکند تا کارهایتان را براساس الویت بندی موردنظرتان انجام داده و تعادلی میان امورتان ایجاد کنید، و همچنین در پیشبرد اهداف کوتاه مدت و بلندمدتی که دارید بسیار موثر خواهد بود. اما نکاتی وجود دارد که باید برای داشتن یک برنامه ریزی ایده آل و کارآمد مورد توجه قرار دهید. در این مقاله درباره مهمترین آنها صحبت میکنیم.
پیش از شروع برنامه ریزی
1- کارهای روزمره تان را زیر نظر بگیرید
چند روز به همه کارهایی که در طول روز میکنید توجه کرده و آنها را روی یک کاغذ یادداشت بنویسید. زمان و طول انجام برخی از این کارها از دست ما خارج هستند، مثل رفتن به دانشگاه یا محل کار، اما زمانهای آزاد ما، هرچند کوتاه، کاملا در اختیار ما هستند تا بهترین برنامه ریزی را برایشان انجام دهیم.
بنابراین، در این چند روز دقت کنید که زمانهای آزاد خود را چگونه میگذرانید، به تمیزکاری مشغول میشوید، کتاب میخوانید، با دوستانتان تفریح میکنید و ... . لیستی از تمام کارها و مدت زمان آنها را روی یک کاغذ یادداشت بنویسید.
2- زمانی که در مسیرها میگذرانید را حساب کنید
میزان زمانی که ما به رفت وآمد به جاهای مختلف اختصاص میدهیم، غیرقابل اجتناب است. بنابراین آن را تخمین زده و در برنامه ریزی خود جای دهید.
3- زمان طلایی بهره وری خود را پیدا کنید
اکثر افراد صبحها انرژی و بهره وری بالاتری دارند و ترجیح میدهند بعدازظهرها را به امور سبکتر اختصاص دهند. اما شما باید زمان بهره وری مخصوص خودتان را پیدا کنید تا در برنامه ریزی، انجام کارهای مهمتر را برای آن زمان تنظیم کنید.
4- عادتهای روزمره تان را بشناسید
اگر در انجام کارهایتان دقیق شوید، متوجه تاثر بسیار عادات روزمره خود خواهید شد. این عادات میتوانند مفید بوده یا برعکس به شدت شما را از اهدافتان عقب بیندازند. پس بهتر است سریعتر آنها را بشناسید.
برای مثال، شاید آنقدر برای انجام کارهای موردعلاقهتان زمان صرف میکنید که زمان کافی برای رسیدگی به اهدافتان ندارید. یا برعکس، آنقدر درگیر کار میشوید که زمانی برای استراحت باقی نمیماند.
با جایگزینی عادات مناسب و مفید به جای عادات اشتباه و نامناسب در برنامه ریزی خود، میتوانید هرچه سریعتر از تاثیرات مثبت آن در روند زندگی بهرهمند شوید.
5- از کشتن وقت دست بکشید!
هرچه قدر هم سعی کنید وقتی تلف نکنید، باز هم بعضی از شرایط اجتنابناپذیر هستند. مثل مراجعه به یک اداره در زمان شلوغی آن برای یک کار عجلهای، یا ماندن پشت ترافیک و ... . زمان و کارهایتان را بررسی کنید و تا جای ممکن از اتلاف وقت جلوگیری کنید. حتی میتوانید بعضی از کارها را برای این زمانهای تلف شده برنامه ریزی کنید، مثل گوش دادن به پادکستهای آموزشی موردعلاقهتان در مسیر.
6- برای برنامه ریزی وقت بگذارید
اگر آدم سحرخیزی هستید و صبحها با عجله کارهایتان را انجام میدهید و آخر سر هم دیر به سرکار میرسید، خب احتمالا زمانی برای برنامه ریزی روز پیش رو نخواهید داشت. بنابراین بهتر است از شب قبل برای روز بعد برنامه ریزی کنید و سعی کنید همیشه آن را انعطاف پذیر نگه دارید.
بین اهداف و وظایفتان تعادل ایجاد کنید
1- اهداف بلندمدت خود را خرد کنید
شاید کاری که الان دوست دارید انجام دهید، کمکی به هدف بلندمدت شما نکند. یا شاید پرداختن بیش از اندازه به اهدافتان، شما را از وظایف حال حاضر دور کند. پس به دنبال تعادل باشید.
نگذارید اهداف شما تنها تصویری در ذهنتان باشند، آنها را وارد دنیای اطراف کنید، مثلا اهداف بلندمدتتان را روی یک کاغذ یادداشت پیاده کنید. از شغل ایدهآل تا افرادی که دوست دارید وارد زندگیتان شوند، همه را روی یک کاغذ یادداشت نوشته و آن را همیشه جلوی چشمتان بگذارید. برای این کار میتوانید از رول کاغذ رولر دیواری مدوس استفاده کنید. سپس این اهداف بلندمدت را به اهداف و گامهای کوچکتری تبدیل کرده و آنها را در برنامه ریزی روزانه تان بگنجانید.
2- انتظارات خود را با انتظاراتی که دیگران از شما دارند اشتباه نگیرید
مطمئنا تمام کارها و وظایفی که انجام میدهید مطابق خواسته های شما نیستند، اما نمیتوانید همه آنها را کنار بگذارید. با این حال، بهتر است انتظاراتی که دیگران از شما دارند را بررسی کرده و میان اهداف و انتظارات خودتان و انتظارات معقول دیگران هماهنگی و تعادل ایجاد کنید.
اما فراموش نکنید این شما هستید که باید درباره زندگیتان تصمیم نهایی را بگیرید و البته مسئولیت آن را هم بپذیرید. پس در برنامه ریزی خود جای بیشتری برای پیشروی در اهداف خودتان پیدا کنید نه انتظارات دیگران.
3- اولویت بندی، کارها را آسانتر میکند
کارهای ضروریتر و مهمتر را در اولویت قرار داده و در برنامه ریزی خود به آنها بیشتر توجه کنید. همچنین در زمان برنامه ریزی، وقفه های مناسبی بین کارهای خود بگذارید تا در صورت بروز اتفاقی از پیش تعیین نشده، برنامه کل روزتان به هم نخورد.
درصورتی که اتفاق غیرمنتظرهای پیش نیامد، میتوانید از این زمانهای آزاد برای انجام کارهای موردعلاقه خود و یا پیشرفت در زمینه اهدافتان استفاده کنید.
حالا برنامه ریزی کنید
1- روش ثبت برنامه خود را انتخاب کنید
این مرحله یکی از مهمترین مراحل برنامه ریزی است که میتواند شما را به ادامه کار ترغیب کرده یا شما را از مسیری که آمدهاید برگرداند. بهترین راه برای اطمینان از اینکه طبق برنامه پیش خواهید رفت، نوشتن آن است. این برنامه باید دردسترس باشد تا حتی درصورت فراموشی هم با دیدن آن دوباره به روند برنامه برگردید.امروزه بسیاری از اپلیکیشنها برای کامپیوتر و لپتاپ وجود دارد که به شما امکان ثبت برنامه ریزی را میدهند. اما بهتر است برنامهتان همیشه در محلی که حضور دارید، جلوی چشم شما باشد تا در صورت فراموشی هم خودش را به شما یادآوری کند.
بنابراین بهترین گزینه استفاده از یک کاغذ یادداشت است که هم راحتتر و سریعتر بتوانید برنامه و نکات مهم را به آن اضافه کنید، و هم در فضای کاری شما وجود داشته باشد - این فضا میتواند کنار میز کار یا حتی آشپزخانه خانه شما باشد.
اما مطمئنا یک تکه کاغذ یادداشت در ابعاد ذرهبینی کارآمد نخواهدبود! کاغذ یادداشت شما باید ظاهری مرتب و حرفهای داشته باشد تا هم شما را ترغیب به نوشتن کرده و هم بهانه گم کردن برنامه را از شما بگیرد، هرچه باشد همه اینها برای پیشرفت خود شماست!
برای مثال رول کاغذ رولر دیواری مدوس یکی از بهترین گزینهها برای برنامه ریزی دستی است. شما میتوانید آن را به دیوار نصب کنید و برنامه ریزی هر روزتان را روی آن نوشته و حتی نکاتی را برای فراموش نکردن روی آن یادداشت کنید. درصورت تمام شدن رول کاغذ هم میتوانید یک رول کاغذ جدید – رول کاغذ سفید یا رول کاغذ کرافت – جایگزین آن کنید.
رولر دیواری مدوس ، کم جا و به صرفه بوده و با نصبی ساده میتوانید با انواع قلمها و رنگهای مختلف، اهدافتان را با الگویی انگیزهبخش روی آن بنویسید. اجزای تشکیل دهنده رولر دیواری مدوس عبارتند از : ( یک سازه اصلی فلزی ، یک میله نگهدارنده رول ، یک تسمه جدا کننده ، یک رول کاغذ کرافت یا رول کاغذ سفید 80 گرمی ، شش عدد پیچ چهارسو و رول پلاک ، یک عدد ماژیک مشکی ، یک راهنمای نصب )
همچنین رولر دیواری مدوس نسبت به تخته وایت برد و تخته سیاه دارای ظاهری دکوراتیو و زیبا و با قیمت مناسب تری بوده و محیط کار یا زندگی شما را زشت نمیکند و همینطور به خاطر متراژ نسبتاً زیاد رول کاغذ، تا مدت زیادی ( بیشتر از یکسال ) نیاز به تهیه کاغذ نیز ندارد .
سفارش و خرید آنلاین از وب سایت ما : medosdesign.com
امور پشتیبانی و نمایندگی : ۶۱۱۳ ۵۳۳ ۰۹۹۰
2- از واحدهای 30دقیقهای استفاده کنید
تخمین بزنید هر کار به چند بخش نیمساعته نیاز دارد. به این شکل هم برنامه شما سنگین نخواهد شد و هم یک واحد ثابت خواهید داشت.
3- از کارهای ضروری و ثابت شروع کنید
کارهایی که انجام آنها غیرقابل اجتناب است را – مثل سر کار، رساندن فرزندان به مدرسه – پیش از کارهای دیگر وارد برنامه کنید.
4- به زمانهای انعطافپذیر میانی توجه کنید
بعد از برنامه ریزی همه وظایف و کارهای ضروری، یک سری زمان خالی وجود خواهد داشت. این زمانها هم میتواند برای اتفاقات دقیقه نودی و غیرمنتظره کارآمد باشد، و هم شما میتوانید از آنها برای انجام فعالیتهای مربوط به اهداف بلندمدت خود استفاده کنید.
5- برنامه را مرور کنید
مرور برنامهتان علاوهبر اینکه کارهای بعدی را به شما یادآوری میکند، باعث میشود بیش از اندازه موردنیاز روی کاری توقف نکرده و خودتان را بیش از اندازه معقول خسته نکنید. رول کاغذ دیواری در این زمینه به شما کمک بسیاری خواهد کرد.
6- ارزیابی و اصلاح را فراموش نکنید
وقتی برنامه ریزی را شروع کنید، بعد از مدتی میتوانید آن را ارزیابی کرده و اصلاحات لازم را انجام دهید. برای مثال، زمان تخمینی یک فعالیت را کم یا زیاد کرده یا ترتیب یک سری کارها را تغییر دهید. و البته که با کسب مهارت در برنامه ریزی میتوانید با انجام بهتر این کار، جای بیشتری برای فعالیتهای موردعلاقه و هماهنگ با اهداف بلندمدت خود پیدا کنید.
سخن آخر
در دنیای امروز که سرعتی جنونآمیز دارد، برای حفظ آرامش و پیشرفت در زندگی نیاز است که برنامهای معقول داشته باشیم تا هم از سردرگمی کارهای فراوان روزمره در امان بمانیم، و هم بالاخره برای اهداف بزرگتری که در سر داریم دست به کار شویم. پس منتظر چه هستید، دست به کار شوید!
